Support
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Une évaluation est un formulaire structuré qui contient des champs de données normalisés. Ce type de document permet d’avoir un modèle de rapport en fonction des bonnes pratiques et des règles de tenue de dossier de votre profession
Capsule vidéo : Complétion d'une évaluation.
Créer une évaluation
- Cliquer sur le « +» et sélectionner le type de document à compléter
- Cliquer sur « tous les documents disponibles » pour accéder à la liste de documents de toutes les clientèles (optionnel)
- Rechercher le titre du document
- Sélectionner le document
Naviguer dans la table des matières
Une table des matières à partir du bouton est accessible à côté du titre du document. Celle-ci contient les différentes sections et vous permet de faciliter votre navigation en passant rapidement d’une section à une autre. Lorsqu’une nouvelle observation est saisie dans le document, la section mise à jour sera identifiée en caractère gras.
Détails et historique
L’onglet « DÉTAILS» présente la date et l’heure de la dernière sauvegarde, le statut du document , ses signataires, les pièces-jointes et les informations nominales de l’usager Lorsqu’un document est en ébauche (en cours de rédaction) un message d’avertissement est affiché.
- La date/heure de la dernière sauvegarde ainsi que le statut de la sauvegarde (en ébauche)
- Le ou les signataires du document
- Les pièces-jointes
- Les informations nominales
À partir de l’onglet «Historique» il est possible de naviguer entre les différentes versions du document (création, finalisation, correction ou annulation )
Vous pouvez cacher les onglets détails et historique en cliquant sur le «I»
Importer un historique
Lorsque des données sont disponibles pour importation un message s’affiche à l’ouverture d’un document
- Sélectionner «Importer l’historique»
- Sélectionner la source
- Sélectionner la valeur de temps
- Cliquer sur «importer»
Lorsque des données sont importées la sources des informations de provenances s’affiche sous la donnée qui peut être bonifiée ou effacée par l’utilisateur.
Importer une section ou une observation
Il est possible d’importer seulement une section ou une donnée précise du formulaire identifiée par un icône d’horloge
Prévisualisation
Permet à l’utilisateur d’avoir une vue d’ensembles de l’informations saisie dans le document. En cours de rédaction.
Partager une section
À partir du bouton d’option, il est possible de partager les informations d’une section d’un document non finalisé et les rendre disponibles pour une importation de données.
Ajouter une pièce jointe
Lors de la rédaction d’un document, il est possible d’ajouter une ou des pièces jointes.
- Cliquer sur le bouton «Ajouter» de l’onglet détails
- Sélectionner le document de téléchargement
- Cliquer sur «Ouvrir»
Il est possible de consulter le document en sélectionnant son titre dans les détails du document. Pour supprimer une pièce-jointe cliquer sur le «x» à côté du titre du document.
Ajouter un sous-titre
L’ajout de sous-titre permet de préciser le contexte dans la vue chronologique
- Sélectionner «Sous-titre»
- Saisir le sous titre
- Confirmer
Le sous-titre s’affichera sur le document ainsi que dans la vue chronologique
Ajouter des signatures
Lors d’une évaluation conjointe, il est possible d’ajouter les signatures des différents intervenants. Les informations d’authentifications doivent être saisie par les seconds signataires.
Enregistrer et finaliser
La sauvegarde en ébauche permet d’enregistrer le travail réalisé en cours de rédaction et le rend disponible pour consultation au dossier. L’intervenant peut quitter le dossier ou l’application et poursuivre la rédaction de son document ultérieurement.
Un document finalisé devient en mode de lecture seulement. L’auteur ne peut plus apporter de modifications à son contenu à moins de réaliser une correction. La correction d’un document finalisé requiert une justification.
Corriger
La correction est disponible dans le menu d’options d’un document uniquement lorsque ce dernier a été finalisé. Cette action permet d’éditer le document pour apporter la correction
- Sélectionner «Corriger» dans le menu d’option
- Effectuer les corrections et cliquer sur «Compléter»
- Saisir la justification de la correction
- Cliquer sur «confirmer»
La justification de la correction sera affichée en rouge. Dans l’historique ainsi que sur le document imprimé Vous pouvez consulter les versions précédentes à partir de l’onglet historique.
Annuler
L’annulation est disponible pour un document sauvegardé, en ébauche et finalisé. L’historique d’une annulation est uniquement conservé pour un document qui a été finalisé
- Sélectionner « Annuler » dans le bouton d’option
- Saisir une justification
- Cliquer sur « Confirmer »
Lorsque l’annulation du formulaire aura été confirmée, ce dernier ne sera plus affiché dans la vue chronologique du dossier de l’usager. Cependant, il est possible de le faire afficher en sélectionnant « Afficher les annulés » qui est disponible dans le menu d’option de la section documentation.
Noter qu’il est possible de consulter ou d’imprimer le document annulé à partir du menu d’option du document.
Dupliquer
Dupliquer un document permet de faire une nouvelle instance à partir de l’original. Cette option est priorisée lorsque vous avez à réaliser une mise à jour d’un document avec peu de données à modifier.
Cependant, une donnée plus récente mise à jour dans un autre document ne pourra être transférée lors de la duplication
- Cliquer sur « dupliquer » à partir du menu d’option
- Saisir les nouvelles informations
- Sauvegarder
Imprimer
L’option d’impression disponible sur les documents en ébauches ainsi que finalisés génère un formulaire en format PDF.
Faxer un document
Dans le volet documentation du dossier de l’usager, sélectionner l’option « faxer » sur le document requis
À partir du bouton d’option du document, il est possible d’accéder à la fonction « faxer »
- Décrire le sujet de la demande
- Mettre une note explicative si nécessaire
- Définir un destinataire
Dans l’onglet Détails, choisir le destinataire parmi la liste d’intervenants ou en définir un nouveau dans la section Propriétés en cliquant sur Ajouter au bas de l’écran
Si le destinataire ne se retrouve pas dans la liste, il est possible d’ajouter un nom via la section propriétés
- Inscrire le nom et le numéro de téléphone du destinataire ainsi qu’une description de son organisation puis cliquer sur Ajouter au bas de l’écran
Les nouveaux noms de destinataires sont visibles à côté de celui sélectionné initialement. Lorsque tous les intervenants sont sélectionnés, cliquer sur Faxer au bas de l’écran.